Quy trình quản lý kho – Tự xây dựng quy trình cho riêng bạn

Bạn muốn quản lý kho thật tốt, kiểm soát đầu ra đầu vào, giảm thiểu tối đa mất mát, quản lý date hàng… =>  sản xuất – kinh doanh hiệu quả, tối đa hóa lợi nhuận vì vậy dù bạn là ai? là công ty thương mại hay công ty sản xuất hay kinh doanh nhỏ lẻ, đều cần phải có một quy  trình quản lý kho phù hợp

1 Quy trình quản lý hàng tồn kho

1.1 Quy trình quản lý chung

Quy trình quản lý kho được hiểu đơn giản từ khâu nhận hàng nhà cung cấp giao cho đến khi xuất hàng bán đi với công ty thương mại, đến khi xuất thành phẩm – đối với công ty sản xuất

Hàng tồn kho ở đây được qui định bao gồm:

  • Nguyên – phụ liệu dùng cho gia công, sản xuất
  • Thành phẩm (kết quả của quá trình sản xuất)
  • Hàng hóa – tham gia vào giai đoạn mua bán thương mại

1.2 Quy trình phụ

  • Quy trình quản lý mã hàng, danh mục: Đặt mã, đặt tên hàng, ghi nhận hàng tồn kho ban đầu
  • Quy trình nhập kho: Bao gồm nhập mới – đổi trả hàng với nhà cung cấp
  • Quy trình xuất kho: Bao gồm xuất bán, khách trả hàng, đổi hàng
  • Quy trình kiểm kê, đối chiếu và xử lý số liệu mất mát: kiểm kê định kỳ hoăc kiểm kê đột xuất. Lên số liệu chênh lệch, tìm nguyên nhân khắc phục => xử lý số liệu tồn kho chênh lệch

Xem thêm: Quản lý bán hàng bằng excel

2. Sơ đồ mô tả quy trình quản lý kho

Dưới đây là sơ đồ mô tả một quy trình quản lý kho đơn giản, trong đó:

Quy trình quản lý kho

Đối tượng tham gia vào quy trình này, bao gồm:

  • Người dùng trực tiếp, với sản xuất – bộ phận sản xuất/lắp ráp, với thương mại – Khách hàng, luân chuyển nội bộ – kho chi nhánh
  • Thủ kho
  • Kế toán kho
  • Bộ phận kinh doanh
  • Bộ phận kế hoạch

3. Các kinh nghiệm được đúc rút từ quy trình quản lý kho thực tế

  • Đặt mã hàng: Ngắn gọn, dễ nhớ, cần phân loại theo các nhóm chung
  • Quản lý nhập kho: Cả thủ kho và kế toán xác nhận và đối chiếu chéo lẫn nhau trong việc nhận hàng và bộ chứng từ đi kèm phải đầy đủ
  • Quản lý xuất kho: Hàng đi và chứng từ phải có xác nhận đầy đủ của người nhận hàng, người giao hàng
  • Quản lý hàng tồn kho và sắp xếp hàng hóa:

+ Hàng hóa cần được phân loại sắp xếp theo khu vực như: hàng dễ vỡ, nhóm hàng thực phẩm cần theo dõi date

+ Sắp theo kệ có liên quan đến nhau, các vị trí cạnh nhau để tiện được lấy hàng, dễ nhớ vị trí: Như bình sữa đi cạnh núm ti, phụ kiện bình, khăn  xô, khăn tắm….Nhưng vẫn đảm bảo vệ sinh, an toàn như núm ty thì không đặt cạnh thuốc diệt kiến, diệt gián

+ Theo dõi hàng hóa, áp mức tồn kho tối thiểu, thường xuyên giám sát tồn kho để có kế hoạch nhập hàng phù hợp

+ Định kỳ tối thiểu 2 tháng/ một lần nên kiểm kê: hoặc toàn kho hoặc kiểm kê theo nhóm => kiểm soát và ngăn được thất thoát tối thiểu

  • Phát sinh đổi trả hàng phải được ghi nhận kip thời, hàng hỏng – hàng lỗi phải có biên bản xác nhận

Xem thêm: Hướng dẫn tự xây dựng một file excel quản lý bán hàng đơn giản

Trackbacks

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.